In 6 stappen een topevenement organiseren!

Een evenement organiseren is een flinke klus en vraagt om een goede planning. Oeps, nu hebben we al één van de zes stappen verklapt waarmee jij een topevenement organiseert. Lees snel verder voor de andere vijf tips en gebruik ze als rode draad bij de organisatie van jouw speciale dag!

Stap 1: doelgroep van je evenement bepalen

Allereerst is het belangrijk om duidelijkheid te scheppen in het soort evenement dat je wilt organiseren. In het begin heb je veel ideeën en het is leuk om daar over te brainstormen. Maar er komt een moment waarop je keuzes moet gaan maken. Voor welke doelgroep je een evenement gaat organiseren is daarbij een belangrijke eerste stap.

Stap 2: schakel hulp in

Een evenement organiseren doe je nooit alleen. Daar heb je hulp bij nodig. Soms zijn handjes genoeg maar misschien heb je meer specialistisch hulp nodig. Zorg voor een team waarbij de deelnemers elkaar kunnen helpen en aanvullen qua kennis en ervaring.

Stap 3: budgettering

Hoe grandioos je evenement wordt is voor een groot deel afhankelijk van het budget. Waarschijnlijk heb je al een idee van de kosten en van het budget dat je bij elkaar kunt krijgen. Ga daarom ook vroeg op zoek naar sponsoren en kom erachter hoeveel geld je bijvoorbeeld binnenkrijgt met kaartverkoop, abonnementen of vrijwillige bijdragen.

Stap 4: locatie en data vaststellen

Wanneer je weet wat je budget is kun je op zoek naar een locatie. En of je een locatie kunt boeken is natuurlijk weer afhankelijk van de data waarop je het evenement wilt organiseren. En die data zijn weer deels afhankelijk van je doelgroep. Zie je hoe het allemaal met elkaar te maken heeft?

Stap 5: Marketing/promotie

Denk hierbij aan social media campagnes of promotieacties op school, de sportvereniging of in de wijk. Maar denk ook alvast na over promotiedoelen op het evenement zelf. Wanneer je een succesvolle dag organiseert is de kans groot dat je er een terugkerend evenement van wilt maken. Naamsbekendheid is dan een belangrijk onderdeel van je marketing. Hier kun je op een originele manier invulling aan geven. Bijvoorbeeld door een prijs uit te reiken aan iedere deelnemer, met daarop de naam en het logo van je bedrijf of evenement. een kleine bokaal of goedkope medaille koop je al vanaf een paar cent per stuk!

Stap 6: Evalueren

Wanneer je evenement is afgelopen ga je samen met je team evalueren over het verloop van de dag. Wat ging er goed? Wat kan beter? Zijn er nieuwe ideeën? Maak hier een gezellig moment van en neem ook even de tijd om je team te bedanken voor hun inzet!